GoBD-konforme E-Rechnungen für Bauunternehmen: Worauf es ankommt

Die Baubranche steht vor der Herausforderung, ihre Prozesse zunehmend zu digitalisieren. Ein zentraler Aspekt dabei ist die elektronische Rechnungsstellung. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regeln dabei, wie digitale Belege rechtssicher verarbeitet werden müssen. Besonders für Bauunternehmen, die oft mit komplexen Rechnungsstrukturen arbeiten, ist eine GoBD-konforme E-Rechnung Software unverzichtbar.

Die Vorschriften der GoBD sollen sicherstellen, dass elektronische Rechnungen nachvollziehbar, unveränderlich und manipulationssicher archiviert werden. Bauunternehmen, die sich nicht an diese Vorgaben halten, riskieren steuerliche Nachteile oder gar rechtliche Konsequenzen. Doch was genau bedeutet GoBD-Konformität im Detail, und welche Anforderungen müssen Bauunternehmen erfüllen, um ihre E-Rechnungen rechtskonform zu verwalten?

Anforderungen an eine GoBD-konforme E-Rechnung

Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit

Eine der wichtigsten Anforderungen der GoBD ist die Unveränderbarkeit von digitalen Rechnungen. Dies bedeutet, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder zumindest lückenlos protokolliert werden müssen.

Jede E-Rechnung muss in ihrer Originalfassung gespeichert werden.
Korrekturen dürfen nur als separate Buchung erfasst werden.
Versionierungen und Änderungshistorien müssen nachvollziehbar sein.

Archivierung und Zugriffsmöglichkeiten

Die GoBD fordern, dass Rechnungen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Dabei ist sicherzustellen, dass die gespeicherten Daten jederzeit abrufbar sind. Eine geeignete E-Rechnung Software sollte daher

eine automatische Archivierung der Belege in einem revisionssicheren Format ermöglichen,
den Zugriff auf Rechnungen innerhalb weniger Klicks gestatten und
eine Sicherung gegen Datenverluste bieten, z. B. durch Cloud-Speicherung oder redundante Backups.

Pflichtangaben und Formate

Die GoBD geben vor, dass jede Rechnung folgende Pflichtangaben enthalten muss:

Vollständiger Name und Anschrift von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger
Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
Leistungsbeschreibung mit Datum
Nettobetrag, Umsatzsteuerbetrag und Bruttobetrag
Steuerliche Identifikationsnummer oder Umsatzsteuer-ID

Bauunternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten, müssen zudem das Xrechnungs-Format verwenden, da dies in vielen Behörden vorgeschrieben ist.

Vorteile einer digitalen Rechnungsverwaltung im Baugewerbe

Die Umstellung auf eine GoBD-konforme E-Rechnung Software bietet zahlreiche Vorteile:

Zeitersparnis: Automatische Rechnungsverarbeitung reduziert manuellen Aufwand.
Fehlervermeidung: Digitale Systeme verhindern Eingabefehler und doppelte Buchungen.
Bessere Liquidität: Schnellere Rechnungsbearbeitung sorgt für frühere Zahlungen.
Nachhaltigkeit: Papierlose Buchhaltung reduziert Kosten und Ressourcenverbrauch.
Schnellere Steuerprüfung: Digitale Belege können sofort exportiert und geprüft werden.

Zusätzlich lassen sich Workflows automatisieren, wodurch sich der Verwaltungsaufwand weiter reduziert.

Vergleich verschiedener E-Rechnung Software für Bauunternehmen

Die Wahl der richtigen Software hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter Unternehmensgröße, Schnittstellen zu anderen Systemen und gesetzliche Anforderungen. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über einige gängige Lösungen:

Software	Preis	Funktionen	GoBD- Konformität	Schnittstellen
DATEV	Mittel	Buchhaltung, Archivierung	Ja	Steuerberater, ERP
Lexware	Günstig	E-Rechnung, Mahnwesen	Ja	Buchhaltungssoftware
SevDesk	Günstig	Belegerfassung, Automatisierung	Ja	Cloud-Integration
SAP Business One	Hoch	ERP-System, umfangreiche Funktionen	Ja	Bau-ERP-Systeme

Bauunternehmen sollten prüfen, welche E-Rechnung Software am besten zu ihren Anforderungen passt, insbesondere im Hinblick auf die GoBD-Konformität.

Best Practices für eine reibungslose Umstellung auf die E-Rechnung

Um die Implementierung effizient zu gestalten, sollten Bauunternehmen folgende Best Practices berücksichtigen:

Interne Prozesse analysieren: Wie werden Rechnungen derzeit verarbeitet? Wo gibt es Optimierungspotenzial?
Mitarbeiter schulen: Die Belegschaft muss mit der neuen Software umgehen können.
Compliance sicherstellen: Regelmäßig prüfen, ob alle GoBD-Anforderungen erfüllt werden.
Schnittstellen optimieren: Eine nahtlose Integration in bestehende Buchhaltungssysteme spart Zeit.
Pilotphase durchführen: Vor dem vollständigen Wechsel sollte die Software in einem begrenzten Rahmen getestet werden.

Durch eine strategische Planung und geeignete technische Lösungen kann die Digitalisierung der Rechnungsstellung reibungslos verlaufen und langfristig Kosteneinsparungen bringen.